Hội nghị trưởng đoàn SEA Games 31 sẽ diễn ra bằng hình thức trực tuyến với điểm cầu chính tại Hà Nội của chủ nhà Việt Nam đồng thời tất cả trưởng đoàn các quốc gia tham dự đại hội cùng tham gia cuộc họp quan trọng này. Hội nghị trưởng đoàn có vai trò quan trọng để đại diện các quốc gia và chủ nhà nắm bắt những thông tin về công tác tổ chức cũng như có sự đăng ký sơ bộ con số thành viên tham gia SEA Games 31. Tại Hội nghị, những vướng mắc hay khó khăn của các quốc gia về môn thi đấu, nội dung thi đấu hoặc việc di chuyển... sẽ được đưa ra thảo luận cũng như công tác về đảm bảo y tế an toàn phòng chống Covid-19 ở nước chủ nhà (Việt Nam) sẽ thông báo chi tiết. Do ảnh hưởng của Covid-19 nên đây là lần đầu tiên, một Hội nghị trưởng đoàn của một kỳ SEA Games phải tổ chức bằng hình thức trực tuyến. Tại các lần chuẩn bị SEA Games trước đây, trưởng đoàn của các quốc gia dự SEA Games đều tham dự họp trực tiếp cùng đại diện chủ nhà ngay tại quốc gia sẽ tổ chức đại hội.
Hiện tại, tiểu ban Y tế và doping của SEA Games 31 đã xây dựng xong các đầu mục yêu cầu liên quan tới công tác phòng chống dịch bệnh Covid-19. Tiểu ban sẽ ban hành bảng đánh giá nguy cơ để có giải pháp ứng phó kịp thời trong thời gian SEA Games 31 tranh tài.
Ngay sau Hội nghị trưởng đoàn SEA Games 31, Hội nghị truyền thông và truyền hình quốc tế của SEA Games 31 được tổ chức. Hiện tại, Trung tâm báo chí của SEA Games 31 được tiểu ban Thông tin – truyền thông SEA Games 31 đề xuất đặt tại khu liên hợp thế thao Quốc gia Mỹ Đình (Hà Nội). Trong khi đó, Trung tâm điều hành SEA Games đặt tại Tổng cục TDTT – số 36 đường Trần Phú (Hà Nội). Do thời gian SEA Games 31 sẽ diễn ra chỉ còn 4 tháng nữa nên lãnh đạo Bộ VH-TT-DL và Tổng cục TDTT thống nhất bắt đầu từ bây giờ sẽ thực hiện họp giao ban SEA Games 31 với định kỳ 1 tuần/lần vào chiều thứ Năm.
Việc kiểm tra thực trạng chất lượng và tiến độ nâng cấp sửa chữa các công trình phục vụ SEA Games 31 của tiểu ban Chuyên môn – kỹ thuật đã được yêu cầu giám sát kỹ càng và có báo cáo chi tiết tới Ban tổ chức SEA Games 31 cùng lãnh đạo Bộ VH-TT-DL, Tổng cục TDTT. Đặc biệt, những công trình thi đấu tại 12 địa phương gồm Bắc Ninh, Hải Phòng, Hải Dương, Quảng Ninh, Hà Nam, Nam Định, Ninh Bình, Hòa Bình, Vĩnh Phúc, Bắc Giang, Phú Thọ và thủ đô Hà Nội cần được ban tổ chức địa phương sớm đẩy nhanh tiến độ thực hiện.
Ban tổ chức SEA Games 31 dự kiến tuyển chọn 3000 tình nguyện viên tham gia phục vụ trong thời gian đại hội diễn ra tuy nhiên tiểu ban Lễ tân – khánh tiết của SEA Games 31 đang tính các phương án kế hoạch tuyển chọn phù hợp nhất trước diễn biến phức tạp của Covid-19 vào lúc này.
