Mẹo hay để gia tăng hiệu suất công việc
Căn cứ theo kết quả khảo sát NwoW- Thế giới làm việc hiện đại, do Microsoft thực hiện với 5.000 nhân sự khắp châu Á - Thái Bình Dương, 70% nhân sự phải trả lời email đồng nghiệp hoặc đối tác trong vòng 4 giờ để công việc được xuyên suốt.
Đến trước, được xử lý trước
Nguyên tắc việc gì tới trước xử lý trước (FIFO) là nguyên tắc chưa bao giờ cũ. Trong thực tế, người dùng sẽ luôn bị tình trạng nhìn thấy email ở sau thì xử lý sau cùng. Việc này sẽ làm chúng ta luôn luôn trong tình trạng bị quá tải và bị bỏ sót email. Microsoft Outlook có công cụ giúp chúng ta phân chia và đánh dấu lại các mail chưa xử lý để có thể phân tầng email, đọc và xử lý kịp thời. Đơn giản chỉ cần chọn trường ngày hoặc người gửi, hoặc độ lớn email (attached file) theo tùy chọn sớm nhất hoặc muộn nhất, tên người gửi hoặc theo Alphabet, nhỏ - lớn nhất hoặc ngược lại.
Trả lời mail nhanh hơn với cách đính kèm file hiện đại
Một trong những cải tiến vượt trội của hệ thống mail mới trong Office 2016 là cách đính kèm file. Outlook hiểu được nỗi khổ khi tìm file đính kèm trong vô vàn file tại ổ cứng thuộc hàng chục, hàng trăm thư mục khác nhau. Phiên bản Office 2016 cung cấp tính năng Modern Attachments với danh sách các file vừa soạn thảo được sắp xếp theo thứ tự vừa soạn thảo. Giả sử ta vừa soạn A và B, thì B nếu được lưu sau cùng vào ổ cứng sẽ nằm trên cùng trong danh sách và kế đó là A. Như vậy dùng Outlook mới sẽ giúp người sử dụng đỡ nhầm lẫn file đính kèm và thao tác tiện lợi hơn, tiết kiệm thời gian hơn hẳn khi gửi mail.
Luôn làm việc đồng bộ nhờ OneDrive for Business
Phải dịch chuyển thường xuyên là phương thức làm việc của nhân viên thời hiện đại. Nếu cần chỉnh sửa các file tài liệu khi đang ở ngoài văn phòng, việc lưu file và tài liệu lên một địa điểm trên đám mây để đồng bộ và làm việc mọi lúc, mọi nơi là một ý tưởng hoàn hảo. OneDrive for Business là công cụ phù hợp. Chỉ cần kết nối internet, file tài liệu trên OneDrive for Business sẽ giúp người dùng chỉnh sửa file và chia sẻ với các đồng nghiệp tức thì với nội dung đồng bộ trên mọi thiết bị của người dùng.
Nhanh chóng liên kết với Nhóm nhờ Outlook Groups
Outlook Groups là một ứng dụng mới thuộc Office 2016. Ứng dụng này giúp người dùng có thể kết nối cả nhóm làm việc trên điện thoại một cách dễ dàng nếu là thuê bao Office 365. Với Outlook Groups, mỗi người dùng có thể tham gia hội thoại, lập lịch họp, làm việc và chia sẻ với cả nhóm file OneNote, chia sẻ file tài liệu thông thường và thậm chí có thể xem và đồng soạn thảo các file tài liệu trên Office.
QUỲNH TRÂM
