Bài 1 - Tối ưu hóa thời gian họp

Mẹo hay để gia tăng hiệu suất công việc

 L.T.S: Làm thế nào để có thể luôn làm việc tốt, đạt hiệu quả cao mà vẫn có đủ thời gian để hoàn thành các trách nhiệm đời thường là câu hỏi lớn với hầu hết chúng ta. Xin chia sẻ vài “ý tưởng” để cân bằng cuộc sống và công việc trong loạt bài này.

Bạn có phải làm thêm giờ để hoàn tất công việc không? Họp hành liên miên được liệt vào tốp 3 lý do chính. Và dưới đây là phương thức chúng ta có thể “quy hoạch” họp hành.

Thiết lập buổi họp với chương trình rõ ràng, mục tiêu cụ thể. Một trong những lý do khiến thời gian làm việc trong ngày bị rút ngắn là vì các cuộc họp thường kéo dài hơn dự kiến. Để các cuộc họp không đi quá thời gian dự kiến và đi hết các hạng mục dự định, người tổ chức cần xác định rõ ràng thời gian biểu kèm mục tiêu của các hạng mục một cách rõ ràng, đồng thời, cần liên hệ và chia sẻ với người thuyết trình cũng như đại biểu tham dự kế hoạch chi tiết trước lúc tổ chức họp. Việc này sẽ giúp mọi thành phần tham gia chuẩn bị kỹ nội dung và kế hoạch khi đến cuộc họp. Trong quá trình họp, cần chủ động nhắc giờ nếu các nội dung trình bày có thể đi quá khung chương trình cho phép.

Tham dự cuộc họp khi ở ngoài văn phòng nhờ Skype for Business. Nỗi lo lắng lớn nhất của nhân viên văn phòng là có thể bỏ lỡ các cuộc họp nội bộ nếu đi công tác ngoài văn phòng. Thời gian dịch chuyển khi đi công tác có thể được rút ngắn nếu sử dụng Skype for Business. Nhờ dịch vụ này, chỉ cần đơn giản sử dụng một smartphone và có đường truyền internet, vậy là người dùng có thể tham dự mọi cuộc họp, dù ở nhà ga, trên xe bus, tại nhà, tại cơ quan khách hàng…

Khi sử dụng Skype for Business, người dùng có thể chia sẻ

 màn hình, trình diễn các hình ảnh của slides, chia sẻ ý tưởng và câu hỏi như đang ở trong cuộc họp trực tiếp nhờ các tính năng vượt trội của Office 365 và Skype for Business. Skype for Business có thể kết nối được tới 250 máy tính và điện thoại, giúp tổ chức được các cuộc họp vượt không gian, phá vỡ các rào cản vật lý và là một công cụ đắc lực giúp các tổ chức và doanh nghiệp hiệu quả hóa công tác quản lý và vận hành.

 Theo sát những cuộc họp không thể tham dự nhờ tính năng “Ghi âm”. Khi không thể tham dự toàn bộ các phiên họp quan trọng, người dùng có thể sử dụng tính năng Ghi âm (Record Meeting) trong Skype for Business. Tính năng này sẽ giúp chúng ta sau đó, nghe và theo sát được toàn bộ âm thanh, hình ảnh và thậm chí các trao đổi chat trong cuộc họp mà chúng ta không tham dự được.

Chia sẻ ý tưởng nhờ tính năng Co-Authoring. Trong một khảo sát mới đây trên 5.000 nhân sự tại khu vực châu Á - Thái Bình Dương, có khá nhiều lao động chia sẻ, họ khó lòng có thể chia sẻ ý tưởng và tài liệu cùng đồng nghiệp. Việc chia sẻ trực tuyến và tức thì sẽ đơn giản hơn nhiều nếu sử dụng tính năng Co-authoring của Office 365, dịch vụ đám mây của Microsoft. Chỉ đơn thuần có kết nối internet, vậy là những người tham dự họp trên Office 365 có thể đồng soạn thảo các tài liệu PowerPoint, Word, OneNote. Hoặc đơn giản, chỉ cần bấm nút Share, người dùng có thể lưu tài liệu lên đám mây và các đồng nghiệp có thể nhanh chóng chỉnh sửa, bình luận một cách dễ dàng.

Linh hoạt, uyển chuyển, đa nhiệm, Office 365 cung cấp một công cụ mạnh mẽ cho thế giới làm việc hiện đại. Luôn được cập nhật những tính năng mới nhất và có thể co gọn hoặc mở rộng theo mô hình nhân sự của các tổ chức, Office 365 đã mang lại hơi thở mới, tối ưu hóa chi phí và gia tăng hiệu quả vận hành, giúp các doanh nghiệp nâng cao được năng lực cạnh tranh trong thời gian ngắn nhất.

QUỲNH TRÂM

Các tin, bài viết khác

Đọc nhiều nhất

Thể thao - Văn hóa quốc tế

Vận động viên trong 1 bài thi

TPHCM tổ chức giải bóng đá nghệ thuật

Giải bóng đá nghệ thuật châu Á-Thái Bình Dương 2018 (Asia-Pacific free style football Championship) sẽ diễn ra tại tòa nhà FCentral (16A Lê Hồng Phong, phường 12, quận 10, TPHCM) trong hai ngày 13 và 14-12. Giải sẽ có sự tham dự của rất nhiều cao thủ từ nước chủ nhà Việt Nam.